Случвало ли ви се е съвсем изненадващо на рождения си ден да получите персонална картичка или дребен подарък от ваш бизнес партньор? Без някога да сте споменавали пред него личния си празник или да сте записвали единния си граждански номер в някакви съвместни документи. Може би дори ви се е случвало да се обадите на подателя, за да му благодарите за жеста, а той в първия момент да не може да се сети за какво става дума.
Ако отговорът ви е положителен, не е изключено да фигурирате в списъците, по които работи "артКарт“. Фирмата поздравява с рождените им дни около 5000 души всяка година. Разбира се, по поръчка и от името на свои клиенти - компании, които държат да "ухажват“ важните си партньори по всякакви начини.

Всъщност "артКарт“ се занимава основно с изработване на покани за фирмени събития и разпращане на картички за общонационалните празници като Коледа, 1 март, 8 март, Великден, за браншови празници. Тя поема обичайния за фирмите в навечерието на тези дни огромен пощенски трафик - надписва, персонализира, адресира и изпраща картичките на посочените от клиента хора.

Преди четири години към списъка с поводи за корпоративни честитки се добавят и рождените дни. Инициативата е на голяма компания, която иска да прехвърли на външен изпълнител дотогавашната си практика да поздравява най-важните си бизнес партньори за личните им празници. Постепенно тази дейност се налага като успешна и списъците с адресатите на този специален жест се разширяват - към висшите мениджъри се добавят хора на средни и дори по-ниски мениджърски нива в компаниите. В момента около 30 фирми ползват тази услуга. Сред тях са главно технологични компании, банки, застрахователни дружества. Самата "артКарт“ също е нещо като клиент на себе си - поздравява и собствените си бизнес партньори.

"Ние вършим само техническата работа. Името на нашата фирма не фигурира никъде. Изпращаме картичките с подпис и/или визитка на нашия клиент. Понякога те са придружени с малки подаръци, които компанията подател ни е дала предварително. Ако клиентът иска да изпрати цветя, ние само подготвяме картичката - той сам организира изпращането  заедно с букет“, обяснява Светослав Савов, бивш морски капитан, сега собственик и управител на "артКарт“. Ако подателят иска, той може лично да подпише картичките и да добави няколко думи в тях. Другата възможност е върху картичките да бъде отпечатан неговият сканиран подпис, който да изглежда съвсем като написан с писалка. Но най-добре е да има и няколко персонални думи.

В масовия случай за картичките се използва нормалната поща. Предметните подаръци обаче пътуват с куриери, обикновено посочени от фирмата подател. Тя решава дали поздравленията да се изпратят по пощата или с куриер, дали сама да изпраща готовите картички, или да натовари с това фирмата изпълнител.

Всъщност картичките за цялата година се подготвят още през януари-февруари. Подреждат се в класьори по дати. Всеки ден компютърът също напомня на кого какво трябва да бъде изпратено. Така се прави двойно подсигуряване срещу грешки, макар че, както отбелязва Светослав Савов, никой не е застрахован срещу гафове. Когато трябва да отговаря на въпроси в тази сфера, той обикновено показва статистическа извадка от пощите в САЩ. От нея става ясно, че 30% от масовата поща при общонационални празници или кампании изобщо не се разпространява. Според Савов, грешките в неговия случай са едва 2-3%. "Случвало се е да забравяме картички, приготвени за наши собствени бизнес партньори“, признава той.

Най-честите причини за грешки са промени в адреса или в местоработата на получателите. По данни на "артКарт“ за една година се променят данни за 5-10% от хората, на които се изпращат картички. Фирмата изпълнител обаче няма как да знае това. Ето защо актуализацията е ангажимент на клиента, който поръчва честитките.

Опитът показва, че дребният жест с картичките за рождени дни има огромен ефект. В организацията на тази дейност обаче има и един деликатен момент -
Как "артКарт“ научава рождените дати на адресатите. "Има клиенти, които имат рождените дати на своите партньори в собствената си база данни. Тогава те ни ги предоставят заедно със списъка на хората, които трябва да поздравим“, казва Светослав Савов. В масовия случай клиентът не разполага с тези данни. Тогава той дава само списък с имената, а фирмата изпълнител сама намира необходимите дати.

Според Савов няма никакъв проблем да се издирят ЕГН-тата на публичните личности. В регистъра БУЛСТАТ фигурират единните граждански номера на собствениците и управителите на търговските дружества и нестопанските организации. В Държавен вестник, в сайтовете на държавните институции, на политическите партии и големите обществени организации могат да се намерят ЕГН-та на депутати, министри, заместник-министри, членове на политически кабинети, политически и обществени лидери. Вестникарските рубрики от рода "Днес да почерпят“ също са източник на информация.
Нещата се усложняват, когато става дума за хора на по-ниски длъжности. "В такива случаи клиентът, който поръчва картичките,  обикновено ни дава контакти в интересуващата ни фирма. Звъним там в отдел, в който биха могли да ни кажат рождената дата на интересуващия ни човек. Когато се обаждаме, винаги се представяме и казваме за кого работим“, описва практиката Савов. В 80% от случаите издирването носи желания резултат. Имената с неоткрити рождени дати се връщат при фирмата клиент, която или набавя информацията по свои канали, или просто ги изважда от списъка.
"Не смятам, че има нещо нередно в това да търсим рождените дати на хората, за да ги поздравяваме на техния най-личен празник. Защо VIP личностите да могат да бъдат поздравявани, а хората на по-ниски нива в компаниите - не? Това би било дискриминация“, убеден е Светослав Савов. "Ние изключително много държим на конфиденциалността. Не продаваме данни“, изрично подчертава той.

По този въпрос Самите поздравявани не са единодушни " Съвсем неочаквано получих подаръче за рождения си ден от софтуерна фирма, с която имам служебни контакти. Откровено казано, това ме стресна. Смути ме фактът, че частна компания има достъп до такава лична информация. Това е хубав жест, но в същото време е навлизане в моята интимна сфера - нещо, което нашите бизнес отношения не предполагат. Притеснява ме също дали и доколко хората, които притежават тези мои данни, биха били коректни и не биха злоупотребили с тях. В България все още няма официална практика за продаване на профили на личности, значими за определени бизнеси, но е въпрос на време тя да се появи. Освен това, щом като една фирма знае рождената ми дата, която не е публична, не е ясно какво още от личната ми сфера знае“, сподели служител на средно управленско равнище, попаднал в един от списъците на "артКарт“.

В повечето случаи рождениците посрещат изненадата възторжено: "Бях очарована от този знак на внимание. Прекрасно е да получиш неочакван приятен жест на рождения си ден. Естествено е след това да гледаш на бизнес партньора си с други очи“, коментира ръководителка на ключова дирекция в голяма компания, също получила картичка за личния си празник.

Всъщност картичките са простичко средство за поддържане на добри отношения, евтин, неангажиращ, но ефектен жест, който подобрява комуникацията и обикновено се отразява положително върху бизнес контактите. Според трудови психолози уважението, изразено особено на личен празник, превръща клиента в приятел. Дребните изрази на внимание помагат да се прескочи границата на формалното общуване. След това отношенията стават по-близки, което се отразява добре и на работата. Ето защо "инвестицията“ в картички обикновено си струва. Независимо дали ще натоварите с тази задача собствения си офис, или ще прехвърлите този ангажимент на външен изпълнител.

(Екатерина ПОПОВА)